تعزز إدارة المشتريات بشكل كبير من كفاءة العمل داخل مؤسستك عندما تتم بواسطة نظام إلكتروني مخصص. يُعتبر هذا النظام أداة أساسية تُمكِّنك من متابعة جميع جوانب العمليات الشرائية، بما في ذلك تسجيل بيانات الموردين وإضافة معلومات حول المرتجعات والواردات وغيرها. لذا، يعتبر الحصول على نظام إلكتروني متكامل ضرورة حتمية لتحقيق الفعالية في إدارة الشراء ومتابعتها بدقة، ولضمان الحفاظ على سلامة البيانات وعدم فقدها. استغلال هذه الفرصة المميزة يمثل خطوة حاسمة لصالح تطوير مؤسستك.
ما هي الفوائد التي يوفرها نظام إدارة المشتريات لشركتك؟
تكمن أهمية نظام إدارة المشتريات في تبسيط العمليات اللازمة للحصول على المنتجات والسلع والمواد اللازمة لأداء الأنشطة التجارية وعمليات التصنيع المختلفة. يقدم هذا النظام تسهيلات عديدة منها متابعة عمليات الشراء وبيانات المشتريات لمؤسستك.
وبالإضافة إلى ذلك، يقدم النظام التالي الفوائد:
- تسهيل معالجة التكاليف الاستيرادية والتعامل مع وحدات مختلفة بمرونة.
- زيادة الأرباح النهائية عند تنفيذ عمليات شراء ناجحة.
- تأثير مباشر على كفاءة وجودة تصنيع منتجاتك، حيث يمكنك مقارنة تكاليف الموردين واختيار الأفضل.
- كذلك تنظيم كافة خطوات عمليات الشراء والحفاظ على علاقتك مع الموردين.
- القضاء على أخطاء البيانات الورقية وتقليل فرص فقدان هذه البيانات.
- تأثير كبير على النتائج النهائية لكافة الأعمال الإستراتيجية داخل مؤسستك.
وبالتالي، يصبح ضرورياً وجود نظام فعّال لإدارة المشتريات، مما يضمن ذلك سلاسة سير عمليات الشراء ومتابعة دقيقة لتلك العمليات.
خصائص نظام إدارة المشتريات
يلعب نظام إدارة المشتريات دورًا حيويًا في تنظيم ومتابعة جميع عمليات وبيانات المشتريات في المؤسسة. حيث تتميز هذه النظم بمجموعة من الخصائص التي تسهل عملية الإدارة وتحسّن من كفاءتها، ومن أبرز هذه الخصائص:
واجهة سهلة الاستخدام: توفر نظم إدارة المشتريات واجهة مستخدم بسيطة تُسهّل التفاعل مع البرنامج وتمكن من التنقل السلس بين مختلف الأقسام. حيث يُقلل ذلك الحاجة إلى التكاليف الباهظة لتدريب فريق إدارة المشتريات على استخدام النظام.
متابعة إدارة الموردين: يتيح نظام إدارة المشتريات تسجيل بيانات الموردين بشكل دقيق، وضمان الشراء من الموردين المتعاقدين فقط. كذلك الاستفادة من الخصومات وخيارات الدفع المتنوعة واتفاقيات التسوية، مما يرفع من كفاءة العمل داخل المؤسسة.
توفير الوقت: يقلل نظام إدارة المشتريات من الوقت الضائع في البحث عن معلومات الموردين وتتبع عمليات الشراء. حيث يؤدي ذلك إلى تقليل الأخطاء البشرية ويعزز من فعالية العمل داخل المؤسسة.
الفحص المتقن للبيانات: تقدم لك حلول متعددة لفحص جميع أنشطة ومعاملات المستخدم. بدءًا من عمليات الشراء ووصولاً إلى تسجيل بيانات الموردين الجدد. كذلك يتيح لك الوصول إليها في أي وقت، وبالتالي لا داعي للعمليات الورقية التي تزيد من خطأ البيانات.
السيطرة على الميزانية: يمكن للبرنامج مساعدتك في مراقبة كافة تفاصيل تكاليف المشتريات وطرق سدادها. حيث يسهل ذلك تتبع عمليات المشتريات وتدفق المواد إلى المستودعات، مما يسهل عليك إدارة ميزانية مؤسستك ومتابعة النفقات.
تطوير سريع وآمن: توفر لك الحلول السحابية تحديثات مستمرة تساعدك على مواكبة التطورات. كذلك الحصول مستوى عالٍ من الأمان؛ حيث تكون جميع بياناتك مؤمنة ومحمية تمامًا، مما يحميها من الاختراق ويضمن أن لا يمكن لأي شخص الوصول إليها دون إذنك.
باختصار، يعتبر نظام إدارة المشتريات أداة حيوية لتحسين إدارة الموارد وتحقيق أهداف العمل بكفاءة وفعالية أكبر.
ما هي العناصر الأساسية التي يجب توافرها في برنامج إدارة المشتريات؟
أصبح من الضروري لجميع الشركات، بغض النظر عن حجمها، أن تمتلك نظام إدارة مشتريات إلكتروني يسهم في إتمام عمليات الشراء من الموردين. من مسؤولية الموظفين معرفة كيفية تحسين إدارة المشتريات، والتواصل مع قسم البرمجة وإدارة الشركة لتنفيذ هذا التحسين.
إدارة الطلبات:
في إطار نظام إدارة المشتريات، تشمل إدارة الطلبات إنشاء الطلبات اللازمة للشراء وتقدير الكميات المطلوبة من الموردين. كذلك اتخاذ الإجراءات الضرورية عبر البرنامج للحصول على موافقة الشراء.
إنشاء طلبات تقديم العروض:
يتطلب ذلك توفير أدوات قادرة على إنشاء طلبات تقديم العروض (RFP) التي تتضمن شروط القبول الأساسية بناءً على مواصفات المنتج. كذلك المواصفات التقنية والمالية الإضافية المطلوبة لإتمام عملية الشراء من المورد.
تقديم العروض:
يتعين إعداد العروض المطلوبة في هذا الجزء من البرنامج، بالإضافة إلى ذلك يتم إيداع العربون النقدي وتقديم العرض الشامل وفقًا للمواصفات المحددة.
فتح العروض وتقييمها:
يتولى الفريق المتخصص مراجعة محتوى العروض المُقدمة من الموردين، وتقييمها بناءً على الاحتياجات الأساسية والصفات التقنية والتجارية للمواد أو الخدمات.
اختيار المورد وإنهاء الإجراءات:
بعد تقييم العروض – في حال تبنيه – يقوم الفريق المختص باختيار أفضل مورد استنادًا إلى تقييمه للعروض. يسمح البرنامج بإصدار أمر الشراء الذي يلزم الشركة بدفع المبالغ المستحقة للمورد لأداء مهامه.
يتيح البرنامج أيضًا تحرير مستند الالتزام الأولي الذي يلزم المورد بتنفيذ الأعمال المطلوبة من قبل الشركة، ويحدد الشروط الأساسية للصفقة.
إدارة الموردين:
تتضمن عملية إدارة الموردين إنشاء قاعدة بيانات تحتوي على جميع الموردين الذين تتعامل معهم الشركة لتوفير المواد أو المنتجات أو الخدمات بغض النظر عن نوعها. يقوم الفريق المسؤول بتقييم أداء المورد وفقًا للوائح الداخلية المعتمدة في الشركة.
إدارة العقود:
تمثل إدارة العقود بشكل إلكتروني واحدة من الوسائل الرئيسية التي تُسهّل عمل الفريق المسؤول. نظراً لتفاصيل العقود الدقيقة التي قد تؤثر على سير عمليات الشراء. سواءً كان ذلك بشكل كلي أو جزئي. عندما يتم تطبيق إدارة المشتريات بواسطة برنامج حاسوبي، يقلل ذلك من خطأ الإدارة البشرية في إدارة العقود، ويجب أن يكون البرنامج قادرًا على تتبع الشؤون العقدية بدقة.
في الختام، نظراً لأهمية إدارة المشتريات في نجاح أي شركة بغض النظر عن طبيعة عملها أو حجمها، ومع التطور المستمر للأعمال التجارية نحو الكثافة الإلكترونية. يتعين على الإدارات المعنية في الشركة تشجيع الموظفين على تقديم مقترحات لتطوير إدارة المشتريات. كذلك ينبغي دراسة هذه المقترحات بعناية لضمان تلبية احتياجات الشركة وتنفيذ الحلول الأمثل. سواء كانت خطط قصيرة أم بعيدة المدى، لتحقيق أهداف التطوير وفقاً لمتطلبات الشركة والسوق.
اقرأ أيضا: تحسين الأداء الوظيفي باستخدام برنامج إدارة الموارد البشرية