شهدت السنوات الأخيرة زيادة ملحوظة في الاعتماد على برنامج إدارة الموارد البشرية في الشركات والمؤسسات، وذلك نتيجة لتعدد المناصب الوظيفية والمتخصصة التي يشغلها موظفو الشركة، بالإضافة إلى مستويات التخصص المتزايدة التي تجعل من التحكم في عمليات الإدارة التقليدية للموارد البشرية مهمة صعبة. فما هي برامج إدارة الموارد البشرية؟ وكيف يمكن الاستفادة منها في سير الأعمال؟
ما هو برنامج إدارة الموارد البشرية؟
برنامج إدارة الموارد البشرية هي أحد أنواع الأنظمة التقنية التي تم تطويرها مع مراعاة الموارد البشرية، وتُستخدم لإدارة العاملين والموظفين. تُعرف هذه الحلول أيضاً ببرامج إدارة رأس المال البشري، وتقدم مجموعة واسعة من الوظائف الخاصة بالموارد البشرية.
تضم هذه البرامج مجموعة من الأدوات التي تشمل التوظيف، وكشوف الرواتب، والإدارة، والمعلومات الإدارية، وإدارة الأداء. وتقدم كل هذه الوظائف بمصدر واحد للبيانات حول الموظفين، مما يوفر عرضًا مركزيًا للشركة.
في السابق، كانت المؤسسات تعتمد على مجموعة متنوعة من الأدوات لإدارة عمليات رأس المال البشري الخاصة بها. مثل استخدام جداول البيانات لتنظيم الرواتب وأدوات أخرى لتنظيم الإجازات.
ومع التسليم الحديث بأهمية الأشخاص كأكثر الأصول أهمية، أدى تطوير برامج إدارة الموارد البشرية إلى القدرة على إدارة مهام الموارد البشرية الإدارية بسلاسة، مع التركيز على تطوير المواهب. وأصبحت وظيفة إدارة الموارد البشرية تركز أكثر فأكثر على البيانات، مما يؤدي إلى تحسين أداء الأعمال والقوى العاملة. وتعتبر هذه الفئات من النشاط ضرورية لنجاح المؤسسات الكبيرة في أي صناعة.
دور برامج إدارة الموارد البشرية في تعزيز الكفاءة
يعتبر برنامج إدارة الموارد البشرية أحد العناصر الأساسية في تحقيق الأهداف الاستراتيجية للمنظمة، وذلك من خلال توظيف وتطوير وتقييم الموظفين المؤهلين والملتزمين. يساهم برنامج إدارة الموارد البشرية في تعزيز الكفاءة على مستويات مختلفة، منها:
- الكفاءة الفردية: وهي قدرة الموظف على أداء مهامه بجودة وسرعة وابتكار ومبادرة، وذلك بتوفير بيئة عمل محفزة ومرضية وآمنة، وتقديم برامج تدريبية وتطويرية وتقييمية ومكافآتية تناسب احتياجات وتوقعات الموظفين.
- الكفاءة الجماعية: وهي قدرة الفريق أو القسم أو الوحدة الإدارية على تحقيق الأهداف المحددة بالتعاون والتنسيق والتكامل بين أعضائها. وذلك بتطبيق مبادئ العمل الجماعي والقيادة الفعالة والاتصال الفعال وحل المشكلات واتخاذ القرارات وإدارة الصراعات.
- الكفاءة التنظيمية: وهي قدرة المنظمة على تحقيق رؤيتها ورسالتها وأهدافها الاستراتيجية بالاستفادة القصوى من مواردها المتاحة. وذلك بتصميم وتنفيذ ومراقبة وتحسين الأنظمة والسياسات والإجراءات والمعايير الخاصة بإدارة الموارد البشرية، وتوافقها مع القوانين والمعايير الخارجية والمتطلبات الداخلية.
ما هي الأنواع المختلفة لأنظمة إدارة الموارد البشرية؟
عندما يتعلق الأمر بالبرامج المستخدمة في إدارة الموارد البشرية، هناك مجموعة متنوعة ينبغي التعرّف عليها لتلبية احتياجات جميع الأطراف. تتنوع الأدوات في تخصصاتها وتغطي كل منها جانبًا محددًا من عمليات الموارد البشرية. بينما يسعى البعض الآخر لتوفير حلول شاملة تناسب متطلبات متنوعة.
1. إدارة معلومات الموارد البشرية:
تُستخدم نظم إدارة الموارد البشرية (HRIM) المعروفة لتوثيق وتسجيل الأنشطة المهمة للموظفين. بما في ذلك متابعة الأداء والحضور، وإدارة سجلات الرواتب والتقدم.
2. برنامج رأس المال البشري:
يجمع هذا النوع من الأدوات بين مختلف أدوات إدارة الموارد البشرية لتخطيط القوى العاملة وتمثيل البيانات بشكل مرئي وتقييم بيانات الموارد البشرية. يتميز هذا البرنامج بدوره كوسيط يجمع بين الوظائف المتعددة بدلاً من تقديم حل مخصص لوظيفة واحدة.
3. أداة إدارة الموارد البشرية:
تقوم هذه الأداة بأداء وظائف مشابهة لبرامج إدارة المعلومات. لكنها تتميز بمزايا إضافية مثل تحليل البيانات والتنبؤ بها، مما يتيح للمؤسسات استخدام البيانات بطريقة أكثر فعالية.
4. نظام تتبع مقدم الطلب:
يستخدم هذا البرنامج بشكل متكرر في الشركات الكبيرة، خاصة تلك التي تستأجر موظفين بشكل دائم أو مؤقت على مدار العام. تساعد هذه الأداة الشركات التي تتلقى أعدادًا كبيرة من السير الذاتية وطلبات الوظائف في إدارتها بفعالية.
5. وثائق الموظفين:
تعمل هذه الأداة على إدارة بيانات ووثائق الموظفين بشكل آمن. مما يضمن تشفير البيانات وسلامتها، وبالتالي تقليل الأعمال الورقية وتسريع العمليات.
6. برامج الرواتب:
تساهم برامج الرواتب في تتبع النفقات والمدفوعات وإعداد الجداول الزمنية والمزيد، مما يساعد المؤسسات على إدارة رواتب موظفيها بفعالية والتحقق منها في أي وقت من الأوقات.
ما هي معايير اختيار نظام الموارد البشرية؟
عند اتخاذ قرار تطوير أو تبني برنامج إدارة الموارد البشرية في شركتك. يجب اختيار برنامج يمكنه إدارة الموارد البشرية بفعالية متناسبة مع طبيعة عمل شركتك. على الرغم من اختلاف مكونات هذه البرامج من شركة إلى أخرى. إلا أن البرامج المتميزة تتطلب مبرمجين ماهرين قادرين على تصميم أو تعديل البرامج بطريقة تناسب احتياجات عملك.
أولاً: تحديد متطلبات الشركة:
الخطوة الأولى هي جمع الملاحظات من مختصي الموارد البشرية حول عمليات الشركة وطرق قياس كفاءة الموارد البشرية. يمكن تحقيق ذلك من خلال إجراء مقابلات شخصية أو استطلاعات للرأي أو مجموعات عمل.
ثانيًا: تقييم الأنظمة الحالية:
يتضمن ذلك التحقق من كفاءة الأنظمة القائمة وقدرتها على تلبية الاحتياجات، مع التركيز على التحليل المالي للتكاليف المرتبطة بصيانة الأنظمة الحالية. يتم ذلك من خلال قياس أداء الأنظمة الحالية مقابل البرامج الجديدة.
ثالثًا: إعداد المستندات اللازمة:
قم بتنظيم المعلومات والبيانات التي تم جمعها في مستندات تمكن جميع أصحاب المصلحة من عرض المعلومات بشكل منظم. بالإضافة إلى توفير المعلومات الضرورية لإعداد دراسة جدوى.
رابعًا: تحديد الفوائد المترتبة:
من الضروري تقديم تحليل شامل لبرامج إدارة الموارد البشرية المتاحة. بهدف تحديد البرنامج الأمثل والميزة التنافسية التي يقدمها كل برنامج عندما يتم اعتماده داخل الشركة. تتفاوت الميزات التنافسية بين البرامج المختلفة؛ حيث يمكن أن توفر بعض البرامج سرعة في تنفيذ العمليات، في حين تعزز برامج أخرى جودة الخدمات المُقدمة. يعتمد اختيار البرنامج المناسب على خبرة قادة الشركة، حيث يلاحظون البرنامج الذي يتوافق مع رؤيتهم وخططهم المستقبلية والذي يمكن أن يحقق أقصى استفادة للشركة.
خامسًا: كسب دعم أصحاب القرار:
بعد تحديد برنامج إدارة الموارد البشرية المناسب، يجب كسب دعم أصحاب المصلحة الرئيسيين. بما في ذلك مديري الأقسام وخاصة مدير قسم الموارد البشرية، لضمان تبني البرنامج بشكل متوافق مع رؤية الشركة وخططها المستقبلية.
في الختام، يعتبر معظم برامج إدارة الموارد البشرية ميزة إضافية تعزز من قدرة الشركة على تطوير أعمالها. ومع ذلك، تكمن الجدارة الحقيقية للمعنيين في اختيار البرنامج المناسب الذي يحقق أقصى استفادة للشركة. مع تجنب استخدام الميزات الإضافية التي قد تزيد من العبء الإداري والمالي على الشركة.
اقرأ أيضا: كيفية اختيار برنامج إدارة الحسابات المناسب لاحتياجات شركتك